Ensimmäinen lasku ja ensimmäisen laskun lähetys

Ensimmäisen laskun laatiminen

Ensimmäisen laskun luonti on tärkeä askel liiketoiminnassa, freelancerina tai yksityishenkilönä, joka myy tavaroita tai palveluita. Laskun avulla voit osoittaa myynnin tapahtuneen ja pyytää maksua toimitetuista tuotteista tai suoritetuista palveluista. Ensimmäisen laskun luominen voi aluksi vaikuttaa hieman haastavalta, mutta kun ymmärrät perusasiat ja käytät oikeita työkaluja, onnistuu se helposti ja ammattimaisesti. Tarkat ohjeet laskun laatimisesta vaihe vaiheelta löydät meidän luomasta ohjeesta. Pääset samasta paikasta lataamaan myös ilmaisen laskutuspohjan, jotta ensimmäisen laskun laatiminen olisi mahdollisimman helppoa.

Ensimmäistä laskua laatiessasi, kannattaa huomioida seuraavat seikat:

• Arvonlisäverokannan luokitus – selvitä, mikäli työsi kuuluu yleiseen (24%) tai alennettuun arvolisäverokantaan (10% tai 14%) – suurin osa laskutettavasta työstä kuuluu yleiseen arvonlisäverokantaan
• Hankitut materiaalit. Mikäli materiaalit eivät jää itsellesi, voit lisätä ne kuluriville, jolloin saat hankinnan osuuden verottomana
• Matkakulut, mikäli työkeikka pitää sisällään matkustamista 
• Laskutuspalvelun palvelumaksu (palvelumaksu on 4 % + FREE.fi – turva 2,5 %)
• YEL-vakuutusmaksu. YEL-vakuutus tulee ottaa, mikäli ylittää YEL-rajan  8 575,45€ vuodessa (v. 2023).
• Ennakonpidätysprosentti, jonka löydät verokortista

Olithan huomannut myös meidän tulolaskurin? Tulolaskuri auttaa sinua laskemaan, kuinka paljon sinun tulisi laskuttaa työstäsi, jotta saat haluamasi summan tehdystä keikasta. Osaathan olla ylpeä työstäsi, ja arvioit tarkasti laskuttamasi summan, jotta se vastaa todella omaa osaamistasi ja työskentelyn tulosta.

Maksuehtojen asettaminen ensimmäiselle laskulle

Maksuehtojen asettaminen laskulle riippuu monista tekijöistä, kuten liiketoiminnan luonteesta, toimialasta, asiakassuhteista ja paikallisista käytännöistä. Laskuun tulisi merkitä selkeä määräpäivä, johon mennessä maksu tulee suorittaa. Esimerkiksi ”Eräpäivä: 30 päivää laskun päiväyksestä.”

Voit määrittää, minkä tyyppistä maksuehtoa haluat soveltaa. Esimerkkejä ovat ”Netto” (maksu eräpäivään mennessä), ”14 päivää netto” (eräpäivään mennessä, 14 päivää laskun päiväyksestä) tai ”Ennakkomaksu” (maksu suoritettava ennen tuotteen toimitusta tai palvelun suorittamista). Voit määrittää myös viivästyskoron prosenttimäärän, joka veloitetaan, mikäli maksu myöhästyy eräpäivästä. Tyypillisesti viivästyskorko on vuotuinen prosenttimäärä. Esimerkiksi ”Viivästyskorko: 8 % vuodessa.”

Ilmoita laskun maksuehdoissa, millä tavoin maksun voi suorittaa, kuten pankkisiirrolla, luottokortilla, käteisellä tai mobiilimaksuna. Laskun maksuaika riippuu siis aina siitä, kuinka laskun tekijä on sen määritellyt ja kuinka asiakkaan kanssa on siitä sovittu. Otathan tämän huomioon ja tuot sen selkeästi esille laskulla. Yrityksille laskun maksuaika vaihtelee viidestä päivästä kolmeenkymmeneen päivään. Kun taa yksityishenkilöitä laskuttaessa on maksuaika 14-30 päivää. 

Luodessasi laskun meidän järjestelmässä, on laskulla automaattisesti 14 päivän maksuaika. Mikäli et tätä muuta, ja asiakkaan kanssa olet sopinut 14 päivän maksuajasta, ei sinun tarvitse tehdä mitään muutoksia maksuaikaan. Mikäli laskulle on sovittu 30 päivän maksuaika, muista se muuttaa myös laskulta.

Maksuehtojen määrittely ja niiden merkitys

Maksuehtojen määrittäminen on tärkeä osa liiketoimintaa, ja niiden oikeanlainen asettaminen voi vaikuttaa yrityksen taloudelliseen suorituskykyyn ja kassavirtaan. Ennen maksuehtojen määrittämistä on tärkeää arvioida asiakkaan maksukykyä ja luottokelpoisuutta. Jos kyseessä on uusi asiakas, voi olla tarpeen pyytää maksutietoja tai tehdä luottotarkistus. Tämä auttaa varmistamaan, että maksuehdot asetetaan asiakkaan maksukyvyn mukaisesti.

Maksuehdot vaikuttavat suoraan yrityksen kassavirtaan. Jos myynti tapahtuu luotolla ja asiakkaiden maksut myöhästyvät, se voi aiheuttaa likviditeettiongelmia. Toisaalta, jos myynti tapahtuu käteisellä tai lyhyillä maksuehdoilla, se voi parantaa kassavirran ennustettavuutta ja auttaa rahoitustarpeiden hallinnassa. Maksuehtojen asettaminen liittyy myös riskienhallintaan. Pidemmät maksuehdot voivat lisätä riskiä maksujen myöhästymisestä tai luottotappioista. On tärkeää tasapainottaa riskiä ja myyntiä koskevat tarpeet, jotta vältetään merkittävät taloudelliset tappiot.

Maksuehdot voivat myös vaikuttaa asiakassuhteisiin. Jotkut asiakkaat saattavat suosia pidempiä maksuaikoja tai pyytää joustavampia ehtoja. On tärkeää löytää tasapaino, joka tyydyttää sekä yrityksen että asiakkaiden tarpeet. Hyvät asiakassuhteet voivat myös parantaa maksujen ajoitusta ja luotettavuutta.

On tärkeää ottaa huomioon paikalliset lainsäädännöt ja käytännöt maksuehtoja määritettäessä. Jotkut maat voivat säännellä maksuehtoja, kuten viivästyskorkoja tai ennakkomaksuja. Tarkista, että maksuehdot ovat lainmukaisia ja noudattavat sovellettavia säädöksiä.

Määritä, kuinka nopeasti haluat rahat saatavaksi. Yleisiä maksuehtoja ovat esimerkiksi netto (maksu eräpäivään mennessä), 14 päivää netto (maksu 14 päivän kuluessa laskun päiväyksestä) tai pidemmät maksuajat, kuten 30, 60 tai 90 päivää. Harkitse viivästyskoron määrittämistä, jos maksu myöhästyy eräpäivästä. Päätä, mikä viivästyskorko on kohtuullinen ja oikeudenmukainen yrityksesi kannalta. Tämä kannustaa asiakkaita suorittamaan maksut ajoissa ja kompensoi mahdollista viivästymisestä aiheutuvaa haittaa.

Ilmoita, millä tavoin asiakas voi suorittaa maksun. Voit sisällyttää eri maksutavat, kuten pankkisiirto, luottokortti, käteinen tai mobiilimaksu. Tarjoa tarvittaessa myös tilitiedot tai maksupalveluntarjoajan tiedot. Varmista, että maksuehdot ovat selkeät ja ymmärrettävät asiakkaille. Ilmoita maksuehdot laskuissa, sopimuksissa tai tarjouksissa ja selitä selkeästi, mitä asiakkaan odotetaan tekevän ja mitä seurauksia voi olla, jos maksu viivästyy.

On tärkeää muistaa, että maksuehdot voivat vaihdella yrityksestä toiseen ja toimialasta riippuen. Huolellinen suunnittelu, joustavuus ja jatkuvan seurannan mahdollisuus auttavat määrittelemään sopivat maksuehdot, jotka vastaavat yrityksen tarpeita ja asiakkaiden odotuksia.

Miten tehdä lasku?

Laskujen tekeminen on suht helppoa, kunhan tietää, mitä siinä tulee olla. Laskujen tekeminen voi kuitenkin vaihdella hieman riippuen siitä, millaista laskua haluat tehdä. Yleisesti, voit seurata seuraavia vaiheita laskun luomiseksi.

Aloita lasku antamalla omat yhteystietosi tai yrityksesi tiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisää myös laskun päivämäärä ja laskunumero, joka auttaa seuraamaan laskuja ja maksuja. Kirjoita seuraavaksi asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Mikäli sinulla on asiakkaan asiakasnumero, voit myös lisätä sen tähän.

Luettele laskulle myymäsi tuotteet tai tarjoamasi palvelut. Jokaisen tuotteen tai palvelun kohdalla ilmoita sen nimi, määrä, yksikköhinta ja kokonaishinta. Lisää myös kaikkien tuotteiden tai palveluiden kokonaissumma. Laske lopuksi kaikkien tuotteiden ja palveluiden kokonaishinta yhteen. Muista myös tarkistaa ja lisätä ALV laskun loppusummaan.

Ilmoita laskulla maksutiedot, kuten pankkitilinumero, jolle asiakkaan tulisi suorittaa maksu. Voit myös antaa muita maksutapoja, kuten verkkomaksun. Voit lisätä muita tietoja laskulle, kuten maksuehdot tai muut tärkeät ohjeet tai tiedot asiakkaalle. Lähetä lasku asiakkaalle joko sähköpostitse, postitse tai muulla sovitulla tavalla.

Voit lähettää laskun paperiversiona tai PDF-muodossa sähköpostin liitteenä. On myös olemassa useita ohjelmistoja ja laskutusjärjestelmiä, jotka voivat auttaa sinua automatisoimaan laskujen luomisen ja hallinnoinnin. Meidän kautta laskun luominen ja lähettäminen asiakkaalle on helppoa ja vaivatonta. Täältä pääset tutustumaan, mitä kaikkea tarjoamme laskutuspalveluna.

Mitä tietoja laskusta täytyy ilmetä?

Lasku on paperinen tai sähköinen tosite, joka sisältää myydyn tuotteen tai palvelun tiedot sekä hinnan. Lasku kannattaa lähettää heti, kun olet toimittanut asiakkaallesi tuotteen tai palvelun. Markkinointisuunnitelmassa kannattaakin pohtia jo, kuinka kasvatat myyntiäsi ja asemaasi markkinoilla. Tämän arvion perusteella voit pohtia esimerkiksi joustavaa maksutapaa asiakkaillesi tai minkälaisia maksuehtoja sisällytät laskuusi.

Laskussa on oltava laskun maksamiseen liittyvät tiedot sekä lain vaatimat laskumerkinnät. Laskusta tulisi käydä ilmi ainakin laskun antamispäivä ja numero, laskutettavan yrityksen nimi sekä Y-tunnus ja osoite, oman yrityksesi nimi sekä Y-tunnus ja osoite. Näiden tietojen lisäksi myytävät tuotteet tai palvelut: päivämäärä, määrä ja yksikkö, ALV-kanta ja ALV:n osuus sekä laskun loppusumma.

Verohallinnon sivuilta löydät kuitenkin vielä kattavamman listauksen laskun sisältövaatimuksista.

Kuinka kauan laskuja pitää säilyttää?

Laskujen säilyttämisen aika riippuu siitä, kuinka harjoitat yrittäjätoimintaa. Kevytyrittäjänä laskutuspalvelu hoitaa kaiken ja säilyttää kuitit ja muut aineistot kirjanpitolain mukaisesti. Meidän kautta toimivan kevytyrittäjän ei siis tarvitse itse huolehtia laskujen säilyttämisestä, sillä ne pysyvät järjestelmässämme tallessa. Kevytyrittäjän tulee kuitenkin pitää huolta kuiteista ja muista työhön liittyvistä tositteista ainakin vuoden ajan henkilökohtaista verotusta ajatellen.

Verovelvollisen on itse huolehdittava laskujen säilytyksestä riippumatta siitä, kuka laskut on laatinut. Toimiessasi toiminimiyrittäjänä tulee laskut säilyttää vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja johon tilikauteen liiketoimi sisältyy. Kuitenkin myös meidän kautta laskuttavien toiminimiyrittäjien kohdalla pätee sama, kuin kevytyrittäjillä. Säilytämme myös toiminimiyrittäjien laskut järjestelmässämme, sillä hoidamme heidän puolesta kirjanpidon.

• Jaa:
• 
• 
•