Palvelusopimus & matkakustannusten korvaukset

Palvelusopimus on tärkeä osa kevytyrittäjän arkea ja sen tärkeys korostuu entisestään, mikäli kevytyrittäjä toivoo saavansa verovapaita kilometrikorvauksia maksetuksi laskutuspalvelun kautta. Tässä artikkelissa opit mikä on palvelusopimus ja mitä siihen kannattaa kirjata, miten sen voit tehdä FREE.fi:n kautta ja lopuksi tutustutaan miten laskutuspalvelumme kautta voit saada verovapaita kuluja laskusi maksun yhteydessä.

Palvelusopimus 

Palvelusopimus on oikeudellisesti sitova asiakirja, jossa määritellään ehdot, joiden mukaisesti palveluntarjoaja (eli kevytyrittäjä) sitoutuu tarjoamaan palveluja asiakkaalle. Tähän sopimukseen sisältyy yleensä yksityiskohtia kuten palvelujen laajuus, maksuehdot, sopimuksen kesto, molempien osapuolten vastuut sekä muut asiaankuuluvat ehdot tai edellytykset palvelun tarjoamiseen liittyen. Palvelusopimukseen kannattaa lisätä ainakin seuraavat pykälät, jotta se on myös oikeudellisesti pätevä:

1. Palvelun sisältö: Yksi tyypillisistä riidoista kehkeytyy siitä, kuinka kattavasta palvelusta on sovittu. Määrittele palvelun sisältö siis huolellisesti.
   
2. Palkkio ja maksuehdot: Palkkion suuruus tai sen määräytymistapa, eräpäivät, maksutapa ja esimerkiksi viivästyskorko kannattaa yleensä kirjata sopimukseen.
   
3. Aikataulu ja sopimuksen voimassaolo: Palvelusopimukseen kannattaa kirjata, mihin mennessä työn tulee olla valmis ja mitkä ovat mahdollisen viivästyksen seuraamukset.
   
4. Osapuolten vastuut ja velvollisuudet: Osapuolten vastuuta ja velvollisuuksia koskevat ehdot selventävät kokonaiskuvaa tai tiettyjä erityistilanteita (esim. laiminlyönnit, ylivoimaiset esteet, henkilötietojen käsittely).

Palvelusopimus on näin ollen turvasi, mikäli ristiriitoja ilmenee asiakkaan kanssa. Vaikka suullinen sopimus on lähtökohtaisesti yhtä pätevä kuin kirjallinen sopimus suosittelemme aina sinun tekemään kirjallisen sopimuksen, jotta välttäisit mahdolliset ristiriitatilanteet. FREE.fi tarvitsee myös kirjallisen palvelusopimuksen hoitaakseen tarvittaessa perintää sinun puolestasi.

Voit tehdä palvelusopimuksen helposti sovelluksessamme seuraamalla linkin alta löytyviä ohjeita.

Matkakorvaus: Laskutuspalvelun maksamat matkakustannusten korvaukset

Tässä kappaleessa kerromme, miten laskutuspalvelut voivat käsitellä matkakustannusten korvauksia ja miten nämä korvaukset vaikuttavat verotukseen. Käsittelemme laskutuspalvelujen velvollisuuksia ja vastuita sekä matkakustannusten verokohtelua eri tilanteissa. Lisäksi käymme läpi verovapaiden ja veronalaisten korvausten erottelua ja selvitetään matkalaskun ja maksajan selvitysvelvollisuuden merkitystä. Tämä kappale on koostettu Vero.fi sivuston ohjeistuksista.

Huomioithan, että verottajan ohjeet muuttuvat ajoittain. Tämän dokumentin tiedot eivät siksi välttämättä ole koko ajan ajan tasalla. Tarkista ajantasaiset ohjeet suoraan verottajalta.

Verovapaa tai verotettava matkakulu

Matkakulujen korvausten verokohtelu vaihtelee ja ne voivat olla joko verovapaita tai verotettavia riippuen sopimuksesta ja maksutavasta. On näin ollen tärkeää, että laskutuspalvelut dokumentoivat sovitut matkakulujen korvaukset tarkasti, jotta sinulle ei koituisi esim. jäännösveroa. Tämän takia olemme FREE.fi:llä halunneet luoda palvelusopimuksen laatimisesta mahdollisimman helppoa ja vaivatonta sinulle. Lue täältä enemmän miten voit luoda palvelusopimuksen kauttamme. 

On siis hyvä huomioida, että mikäli matkakustannukset huomioidaan toimestamme verovapaina pitää niiden täyttää kaikki alla olevat kriteerit. Mikäli matkakustannukset eivät ole verottajan ohjeistuksen mukaisesti sovittu etukäteen toimeksianto-/palvelusopimuksessa tai mikäli tositteet matkoista puuttuvat on laskutuspalvelun ilmoitettava nämä veronalaisena palkkana ennakkoperintään.

1. Laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja ovat sopineet työtä koskevan suorituksen maksamisesta palkkana. 

• FREE.fi kevytyrittäjänä (työn suorittajana) on työn suorituksesta maksettu raha aina palkkaa.

2. Työn suorittaja ja asiakas ovat toimeksiannosta sopiessaan sopineet, mitä matkakustannusten korvauksia maksetaan ja maksetaanko matkakustannusten korvauksia sovitun palkkion lisäksi vai osana kokonaispalkkiosopimusta.

• Pidä siis huoli siitä, että palvelusopimukseen on kirjattu miten matkakustannuksia korvataan sinulle ja sovi tarvittaessa asiakkaasi kanssa kulujen korvaamisesta työstä maksettavan palkkion lisäksi tai osana kokonaispalkkiota.

3. Laskutuspalveluyritys tietää ja pystyy todentamaan, mitä työn suorittaja ja hänen asiakkaansa ovat sopineet matkakustannusten korvaamisesta.

• Pyydämme näin ollen ohjeistuksen mukaan kaikkia, jotka toivovat matkakustannuksien korvaamista lisäämään palvelusopimuksen sovellukseemme. Asiakaspalvelumme tarkastaa ja hyväksyy tai hylkää jokaisen sopimuksen erikseen ja varmistaa, että matkakustannusten korvaukset täyttävät Verohallinnon kustannuspäätöksessä todetut edellytykset, jotta työn suorittajalle voi tuloverolain perusteella ylipäänsä maksaa verovapaita matkakustannusten korvauksia.

4. Matkakustannusten korvausten maksaminen perustuu työn suorittajan laskutuspalveluyritykselle esittämään EPA 17 §:n mukaiseen matkalaskuun, jonka oikeellisuuden laskutuspalveluyritys tarkastaa. 

• Pyydämme palvelusopimuksen lisäksi jokaista työn suorittajaa liittämään tositteet työmatkoista mm. ajopäiväkirjan sekä kulutositteet sovellukseemme, jotta voimme todentaa pyyntösi.

“Palvelusopimuksen lisäksi pitää siis esittää matkalasku, josta ilmenee matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat ennen matkakustannusten korvausten maksamista”

Vero.fi

Yhteenvetona voimme todeta, että laskutuspalvelu ei voi maksaa työn suorittajalle matkakustannusten korvauksia lainkaan, jos työn suorittaja ja asiakas eivät ole sopineet matkakustannusten korvauksista. Pidä siis huoli, että lisäät palvelusopimuksen sekä tarvittavat tositteet, jotta voimme hyvittää sinulle pyydettäessä verovapaita matkakuluja. 

Huomioithan myös, että jos saat laskutuspalvelun kautta verovapaita matkakuluja et tällöin voi vähentää henkilökohtaisessa verotuksessaan samoja matkoja – sama pätee myös tositteisiin, kuten matkalippuihin.

Ateriakorvaus

Ennen verolain uudistusta laskutuspalvelu pystyi maksamaan jokaiselle työn suorittajalle ateriakorvauksia sopimuksen mukaisesti. Lakia on muutettu siten, että ainoastaan erityisalan harjoittajille (rakennus-, maanrakennus- ja metsäala) voidaan maksaa ateriakorvausta kunhan kriteerit täyttyvät.

Laskutuspalvelua käyttävä henkilö ei ole työsuhteessa laskutuspalvelun kanssa ja näin ollen työaikalain mukaista virallista ruokailutaukoa ole. Näin ollen laskutuspalvelu ei voi maksaa ateriakorvausta työn suorittajille verovapaasti, vaikka ateriakorvauksen maksamisesta olisikin sovittu asiakkaan ja työn suorittajan kesken.

• ateriakorvaus
• kevytyrittäjä
• matkakorvaus
• matkakustannus
• palvelusopimus
• vastuullinen

• Jaa:
• 
• 
•